II.6.1. Benutzung von Online-Archiven

Wer das erste Mal auf der Website eines großen Archives ist, wird erst einmal Probleme haben, sich zu orientieren. Eine detaillierte Beschreibung aller Angebote ist an dieser Stelle allerdings unmöglich. Es empfiehlt sich daher, sich ein wenig Zeit zu nehmen und die Seiten auch auf eigene Faust zu erkunden.

Wer trotzdem schnell mit der Recherche beginnen will, findet auf den Websites teils sehr ausführliche und gut gemachte Tutorien. Es lohnt sich, diese zu studieren, da die Recherche anschließend schneller vonstatten geht. Eine sehr ausführliche Hilfe zum Einstieg bietet das Public Record Office auf http://www.nationalarchives.gov.uk/gettingstarted/http://www.nationalarchives.gov.uk/gettingstarted/ (in einem neuen Fenster), etwas kürzer, aber immer noch mehr als ausreichend sind die Hilfetexte des National Archives and Records Administration auf http://www.archives.gov/research/start/http://www.archives.gov/research/start/ (in einem neuen Fenster). Ein Musterbeispiel an Anschaulichkeit ist das Tutorium zur Archivaliensuche der National Archives of Australia auf http://www.naa.gov.au/the_collection/recordsearch/tutorial/help.htmhttp://www.naa.gov.au/the_collection/recordsearch/tutorial/help.htm (in einem neuen Fenster). Hier kann man interaktiv mitverfolgen, wie Suchanfragen gestellt und verfeinert werden. Auf den Seiten des Bundesarchivs wird man derart anschauliche Tutorien derzeit allerdings vergeblich suchen. Hier muss man sich mit den Hilfetexten zu den Findmitteln begnügen.

Abbildung II.6.1. Bildschirmausschnitt: Einstiegshilfe des Public Record Office (11.09.2006)

Bildschirmausschnitt: Einstiegshilfe des Public Record Office

Bei der Suche nach Archivalien sollte man zwei Dinge im Kopf behalten: Zum einen sind die Bestände je nach Ursprungsmedium oder nach organisatorischer Untergliederung eines Archivs in verschiedenen Datenbanken mit unterschiedlichen Benutzeroberflächen gespeichert. Bei der National Archives and Records Administration ist ein Großteil der Archivalien im Archival Reserach Cataloguehttp://arcweb.archives.gov/arc/basic_search.jsp (in einem neuen Fenster) (ARC) verzeichnet, elektronische Dokumente sind jedoch über den Dienst Access to Archival Databaseshttp://aad.archives.gov/aad/ (in einem neuen Fenster) (AAD) zugänglich. Auch beim Bundesarchiv ist die Suche nach Archivalien der „Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR im Bundesarchiv“ (SAPMO) nur über MidosaSEARCHhttp://www.bundesarchiv.de/MidosaSEARCH/ (in einem neuen Fenster) möglich, während die übrigen Findmittel mit BASYS-Foxhttp://www.bundesarchiv.de/foxpublic/index.html (in einem neuen Fenster) realisiert wurden. Daneben sind die Bildbestände der Archive meist ebenfalls gesondert verzeichnet. Die dadurch bedingte Unübersichtlichkeit kann schnell Verwirrung stiften, in jedem Fall steigt aber die benötigte Einarbeitungszeit. Zum anderen kann man wegen des hohen Aufwands oder rechtlicher Bestimmungen online nur in einem Bruchteil der tatsächlich in einem Archiv gelagerten Quellen recherchieren. In den Seiten des Access to Archival Databases der National Archives and Records Administration sind beispielsweise „nur“ etwa 85 Millionen Dokumente verzeichnet, während sich der Gesamtbestand an gespeicherten elektronischen Dokumenten auf beinahe 10 Milliarden beläuft.[53]

Die Suche selbst kann einerseits über eine thematische Einschränkung, andererseits über eine Suchfunktion erfolgen. Eine alphabetisch sortierte Themenliste ist bei der National Archives and Records Administration beispielsweise auf http://www.archives.gov/research/topics.htmlhttp://www.archives.gov/research/topics.html (in einem neuen Fenster) zu finden. Beschreibungen des Themas sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Bedienung der Suchfunktion des Archival Reserach Catalogue vereinfachen die Suche nach adäquaten Quellen enorm. Ebenso vorbildlich ist in dieser Hinsicht das Public Record Office: Auf http://www.nationalarchives.gov.uk/catalogue/researchguidesindex.asphttp://www.nationalarchives.gov.uk/catalogue/researchguidesindex.asp (in einem neuen Fenster) sind unzählige Schlagwörter verzeichnet. Zu jedem Schlagwort existiert eine eigene Seite mit einer ausführlichen Beschreibung, wo und wie die zugehörigen Archivalien zu finden sind. Alternativ dazu ist ein alphabetisch geordneter Zugriff über eine Baumstruktur auf http://www.nationalarchives.gov.uk/catalogue/browser.asphttp://www.nationalarchives.gov.uk/catalogue/browser.asp (in einem neuen Fenster) möglich. Beim Bundesarchiv beginnt die Suche bei Findmittel Onlinehttp://www.bundesarchiv.de/bestaende_findmittel/findmittel_online/ (in einem neuen Fenster). Nach der Auswahl der Abteilung und des Organs, beispielsweise „Bundesministerium für Wirtschaft“ in der Abteilung B (Bundesrepublik Deutschland), erhält man eine Klassifikation der zugehörigen Dokumente. Die Klassifikation selbst wird in Form eines hierarchischen Baumes dargestellt: Ordnersymbole mit einem Pluszeichen signalisieren, dass darunter noch weitere Unterkategorien vorhanden sind.

Abbildung II.6.2. Bildschirmausschnitt: Navigation im Findmittel zum Bundesministerium für Wirtschaft des Bundesarchivs (11.09.2006)

Bildschirmausschnitt: Navigation im Findmittel zum Bundesministerium für Wirtschaft des Bundesarchivs

Bei der Freitextsuche existiert wie bei Suchmaschinen und OPACs neben einer einfachen Suchmaske in der Regel eine „erweiterte Suche“, über die eine Filterung nach einer Vielzahl von Kriterien eingestellt werden kann. Ebenso akzeptieren die Suchfunktionen der Archive die Eingabe von boole'schen Operatoren sowie Wildcards und filtern Stop-Wörter heraus. Zur Gliederung von Suchausdrücken mit mehreren boole'schen Operatoren können wie bei der Suchfunktion von Wikipedia und der Britannica runde Klammern verwendet werden. Im Detail existieren allerdings große Unterschiede zwischen den einzelnen Archiven: Der Archival Reserach Catalogue der National Archives and Records Administration verlangt beispielsweise statt der Standardwildcards die Trunkierungszeichen „%“ für eine beliebige Folge von Zeichen sowie „_“ (Unterstrich) für genau ein Zeichen. Genaue Schreibweisen werden zudem nicht durch Anführungszeichen begrenzt, sondern durch die geschweiften Klammern { und }.[54] Auch die Verwendung von boole'schen Operatoren ist sehr unterschiedlich: Während die meisten Datenbanken die englischen Operatoren AND, OR und NOT verlangen, wird bei der Suche im Bundesarchiv mit BASYS-Fox ODER statt OR und „-“ (Minuszeichen) statt NOT verwendet.[55] Schon anhand dieser Beispiele wird deutlich, dass eine Konsultation der Hilfetexte unerlässlich ist, um effizient arbeiten zu können. Dies gilt umso mehr, da die Hilfetexte auch eine Beschreibung der verschiedenen Suchfelder und der dafür zulässigen Werte enthalten.

Nach der Ausführung einer Suchanfrage wird eine meist nach Relevanz sortierte Trefferliste generiert. Durch einen Klick auf die in der Trefferliste gezeigten Titel ist eine Detailansicht mit zahlreichen Informationen über das Dokument abrufbar. Etwas eigenwillig ist die Trefferliste bei einer Suche im Bundesarchiv mit BASYS-Fox: Hier wird zunächst eine Übersicht der Findmittel geboten, wobei die in jedem Findmittel gefundenen Treffer nach Findmitteleinleitung, Klassifikation und Aktenverzeichnis aufgeteilt sind. Mit einem Klick auf die Zahl in der Spalte „Aktenverzeichnis“ ist die eigentliche Trefferliste mit Hinweisen auf einzelne Akten aufrufbar. Die „Findmitteleinleitung“ ist insofern interessant, als dass sie Informationen über die Bestandsgeschichte, Behördengeschichte und Sekundärliteratur enthält.

Eine geringe Anzahl an Quellen ist in digitalisierter Form zumindest beim Public Record Office und bei der National Archives and Records Administration kostenlos zugänglich. Einige davon sind jeweils unter den Links „Exhibition“ abrufbar. Die National Archives and Records Administration bietet daneben auf http://www.archives.gov/research/arc/topics/http://www.archives.gov/research/arc/topics/ (in einem neuen Fenster) eine Übersicht zu den Themen, zu denen digitalisierte Dokumente vorliegen. Eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt zu jedem Themenbereich, wie diese Dokumente auffindbar sind.

Abbildung II.6.3. Bildschirmausschnitt: Anleitung zur Suche nach frei zugänglichen Dokumenten über Buffalo Bill in der National Archives and Records Administration (11.09.2006)

Bildschirmausschnitt: Anleitung zur Suche nach frei zugänglichen Dokumenten über Buffalo Bill in der National Archives and Records Administration

Wer sich auf einen Archivbesuch vorbereiten will, findet dazu ebenfalls wichtige Informationen online. Auch auf den Seiten kleinerer Archive kann man sich über Öffnungszeiten und Nutzungsbedingungen informieren. Eine umfangreiche Hilfestellung dazu ist beim Public Record Office auf http://www.nationalarchives.gov.uk/visit/http://www.nationalarchives.gov.uk/visit/ (in einem neuen Fenster), bei der National Archives and Records Administration auf http://www.archives.gov/research/start/plan-visit.htmlhttp://www.archives.gov/research/start/plan-visit.html (in einem neuen Fenster) und beim Bundesarchiv auf http://www.bundesarchiv.de/benutzung/hinweise/index.htmlhttp://www.bundesarchiv.de/benutzung/hinweise/index.html (in einem neuen Fenster) zu finden.



[53] Vgl. The U.S. National Archives and Records Administration, <Getting Started Guide>, online unter: http://aad.archives.gov/aad/help/getting-started-guide.htmlhttp://aad.archives.gov/aad/help/getting-started-guide.html (in einem neuen Fenster), Abruf: 26.08.2006.

[54] Vgl. The U.S. National Archives and Records Administration, <ARC Search Tips>, online unter: http://arcweb.archives.gov/arc/help_search_tips.jsphttp://arcweb.archives.gov/arc/help_search_tips.jsp (in einem neuen Fenster), Abruf: 24.10.2006.

[55] Vgl. Bundesarchiv, <Begriffserläuterung und Hilfe>, online unter: http://www.bundesarchiv.de/foxpublic/Hilfe.htmlhttp://www.bundesarchiv.de/foxpublic/Hilfe.html (in einem neuen Fenster), Abruf: 24.10.2006.

„Wer sucht, der findet - oder auch nicht.“PDF-VersionCopyright © 2006 Christoph Bichlmeier